Las últimas interpretaciones de la AEAT son que en una empresa todos los trabajos que realiza el socio están encuadrados dentro de la figura del Administrador.

Lo normal en una pyme es que el socio-administrador realice trabajos diversos, jefe de taller, camarero, director comercial, etc, además de las funciones propias del administrador: contratar, presentar impuestos, gestionar cobros y pagos, etc.

Lo normal en los estatutos de una pyme es que se fije que el trabajo de administrador es gratuito.

Trabajo en la propia empresa

Hasta ahora el administrador de una pyme desarrolla su trabajo diario en ella. El tratamiento fiscal que aplica a las retribuciones que percibe por estos conceptos es el siguiente:

• Las retribuciones que recibe por los trabajos cotidianos que realiza, las considera gasto deducible para la empresa, y las somete a una retención variable, como el resto de nóminas de los trabajadores.
• No recibe retribuciones por el hecho de ser administrador, ya que en su empresa dicho cargo es gratuito.

La AEAT opina que las actividades que realiza el administrador quedan englobadas dentro de las funciones de administrador y que por tanto las retribuciones que recibe son retribuciones del administrador.

Esto tiene dos consecuencias inmediatas.

• Todas las retribuciones que percibe el administrador tienen una retención del 42%
• Si el cargo de administrador esta fijado en los estatutos como gratuito, los gastos que percibe no son deducibles.

Esta interpretacion tiene como menos un caracter discutible ya que:

• Todos los gastos necesarios para generar ingresos tiene el caracter de deducibles.
• Son distintas las funciones de administrador que los trabajos que realizan la inmensa mayoría de los socios-administradores-trabajadores que hay en las empresas.
• Las funciones que realiza el socio-administrador y que son distintas de las propias de administrador deben ser retribuidas y si no se retribuyen la normativa sobre operaciones vinculadas las fijará en «valor de mercado»

¿Que debemos hacer?

Fijar en los estatutos de la sociedad que los socios-administradores tienen las funciones de administrador retribuidas y que además realizaran otra serie de trabajos  que tambien serán retribuidos. Las cuantías de esta retribución serán fijadas por la Junta General anualmente.

Medios de expedición de facturas

Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En particular:

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Plazo para la expedición de facturas

Regla general: las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.

Reglas especiales:

• Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

• En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

• Las facturas rectificativas deberán ser expedidas, como máximo, el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas. No obstante, cuando el destinatario de éstas sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Facturas rectificativas

A partir del 1 de enero de 2013 ya no se exigirá que conste en el documento la condición de documento rectificativo ni la descripción de la causa que originó la rectificación.

La rectificación se realizará mediante la emisión de una nueva factura en la que se hagan constar los datos identificativos de la factura rectificada. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.

No obstante, cuando la modificación tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, así como en los demás casos en que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT, no será necesaria la identificación de las facturas rectificadas, bastando la determinación del periodo al que se refieran.

Factura electrónica

Definición: se entenderá por factura electrónica aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico y estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

Autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica: con carácter general podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. No obstante, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

• Mediante una firma electrónica avanzada.

• Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).

• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Conservación de las facturas

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. Esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos.

Se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.

Las obligaciones de conservación se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este capítulo.

Cuando el tercero no esté establecido en la Unión Europea, salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Cumplimiento de la expedición o conservación de facturas por el destinatario o por un tercero.

Puede ser cumplida materialmente por el destinatario de las operaciones. Requisitos:

• Deberá existir un acuerdo entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas correspondientes a dichas operaciones.

• Cada factura así expedida deberá ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación. Este procedimiento se ajustará a lo que determinen las partes.

• El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó.

• Estas facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan. No será necesaria una nueva comunicación expresa por parte del obligado tributario cuando la expedición o conservación de las facturas por un tercero hubiera sido previamente autorizada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria o se hubiera iniciado el procedimiento de solicitud de autorización.

Las solicitudes de autorización que estén en curso a 1 de enero de 2013 se entenderán que son comunicaciones, entendiéndose efectuadas las mismas en dicho momento, salvo que se notifique al comunicante que la documentación aportada no resulta suficiente, en cuyo caso la comunicación se entenderá producida cuando se complete dicha documentación. El requerimiento de solicitud de documentación adicional deberá ser realizado en el plazo máximo de tres meses desde el día 1 de enero de 2013.

Introducción

El pasado día 1 de diciembre ha sido publicado un nuevo Reglamento de Facturación que será de aplicación a partir del 1 de enero de 2013,  y sustituye al Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1496/2003.

Como modificaciones más relevantes podemos señalar que ya no será necesario emitir facturas en determinadas prestaciones de servicios financieros y de seguros; que se regulan dos tipos de facturas, la completa u ordinaria y la factura simplificada, sustituyendo ésta última a los tiques; y que también se da un impulso al uso de la facturación electrónica otorgándole un trato similar al que se le da a la factura en papel.

A continuación resumimos los principales cambios regulados en esta norma.

Obligación de expedir factura

Se aclara que la obligación de expedir factura se ajustará a las normas establecidas en este Reglamento en los siguientes supuestos:

A las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, salvo que:

• El proveedor del bien o el prestador del servicio no se encuentren establecidos en el dicho territorio o que

• El sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realiza la operación sujeta al mismo y la factura no sea expedida por este último, por tener acuerdo con el sujeto pasivo para expedir facturas.

Cuando el proveedor o prestador se encuentre establecido en el territorio de aplicación del Impuesto o tenga en el mismo un establecimiento permanente, a partir del cual se efectúa la entrega de bienes o la prestación de servicios, y dicha entrega o prestación no se entienda realizada en el territorio de aplicación del Impuesto, en los siguientes supuestos:

• Cuando la operación esté sujeta en otro Estado miembro, el sujeto pasivo sea el destinatario para quien se realice la operación y la factura no sea materialmente expedida por este último en nombre y por cuenta del proveedor del bien o prestador del servicio.

• Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Comunidad.

Excepción a la obligación de emitir factura

A partir del 1 de enero de 2013 no habrá que emitir factura por las prestaciones de servicios exentas correspondientes a servicios financieros o de seguros, salvo que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto o en otro Estado miembro de la UE y se encuentren sujetas y no exentas.

Clases de facturas

A partir del 1 de enero de 2013 coexistirán dos tipos de facturas: la completa u ordinaria y la simplificada, que sustituye a los tiques o documentos sustitutivos.

Podrá emitirse factura simplificada cuando:

• El importe no exceda de 400 €, IVA incluido, ó 3.000 € cuando se trate de supuestos en los que se podía emitir tique o documento sustitutivo.

• La Agencia Estatal de Administración Tributaria podrá autorizar la expedición de facturas simplificadas en aquellos casos en que las prácticas comerciales o administrativas del sector de la actividad, o las condiciones técnicas de expedición de las facturas, dificulten particularmente la inclusión en las mismas de la totalidad de los datos o de los requisitos exigidos.

• Cuando deba expedirse factura rectificativa.

No podrá emitirse factura simplificada cuando se realicen:

• Entregas de bienes exentas con destino a otro Estado miembro, reguladas en el artículo 25 de la Ley del Impuesto.

• Entregas de bienes a las que se refiere el artículo 68.Tres y Cinco de la Ley del Impuesto cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto.

• Entregas de bienes o prestaciones de servicios que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto cuando:

El proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio o cuando

El sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación sujeta al mismo y la factura sea expedida por este último.

• Cuando el proveedor se encuentre establecido en el territorio de aplicación del Impuesto o tenga un establecimiento permanente a partir del cual se efectúa la operación y, además, se sitúe fuera del territorio de aplicación del Impuesto cuando la operación esté sujeta en otro Estado miembro y el sujeto pasivo sea el destinatario y este no expida la factura por no estar autorizado o la operación se entienda realizada fuera de la UE.

Sustitución de tiques o documentos sustitutivos por facturas: a partir del día 1 de enero de 2013 podrán ser objeto de sustitución o canje los tiques o documentos sustitutivos respecto de las operaciones en las que el destinatario sea un empresario o profesional, que actúe como tal, así como en cualquier otra operación en la que el destinatario exija la factura para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

La sustitución o el canje podrá realizarse dentro del plazo de los cuatro años siguientes a la fecha de devengo de las operaciones documentadas en los mismos.

La factura que se expida en dichos supuestos no tendrá la consideración de factura rectificativa.

Contenido de las facturas

Factura completa: a partir del 1 de enero de 2013 se exige la consignación del domicilio del destinatario cuando éste es persona física y, además, se establecen menciones que deben incluirse en determinados casos. A continuación enumeramos los datos a consignar:

• Número y, en su caso, serie.

• La fecha de su expedición

• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

• NIF atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquéllas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.

• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

• El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

• En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, indicación de que la operación está exenta.

• En las entregas de medios de transporte nuevos sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

• En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención facturación por el destinatario.

• En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención inversión del sujeto pasivo.

• En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención régimen especial de las agencias de viajes.

• En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención régimen especial de bienes usados, régimen especial de objetos de arte o régimen especial de antigüedades y objetos de colección.

• Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:

Cuando se documenten operaciones que estén exentas del IVA y otras en las que no se dé dicha circunstancia.

Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del IVA, correspondiente a aquéllas, sea su destinatario y otras en las que no se dé esta circunstancia.

Cuando se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos del IVA.

Factura simplificada: a partir del 1 de enero de 2013, deben incluirse más datos que los exigidos hasta ahora para los tiques o documentos sustitutivos, como es la fecha de la expedición y de la operación, la expresión de IVA incluido o la desagregación de los tipos de gravamen. A continuación enumeramos los datos a consignar:

• Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros, en los siguientes casos:

Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.

Cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.

Las rectificativas.

• La fecha de su expedición.

• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

• Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.

• La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.

• Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión IVA incluido.

• Asimismo, cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del IVA deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.

• Contraprestación total.

• En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.

• Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, los siguientes datos:

Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, así como el domicilio del destinatario de las operaciones.

La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.