Medios de expedición de facturas
Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En particular:
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Plazo para la expedición de facturas
Regla general: las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.
Reglas especiales:
• Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.
• En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
• Las facturas rectificativas deberán ser expedidas, como máximo, el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas. No obstante, cuando el destinatario de éstas sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
Facturas rectificativas
A partir del 1 de enero de 2013 ya no se exigirá que conste en el documento la condición de documento rectificativo ni la descripción de la causa que originó la rectificación.
La rectificación se realizará mediante la emisión de una nueva factura en la que se hagan constar los datos identificativos de la factura rectificada. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.
No obstante, cuando la modificación tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, así como en los demás casos en que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT, no será necesaria la identificación de las facturas rectificadas, bastando la determinación del periodo al que se refieran.
Factura electrónica
Definición: se entenderá por factura electrónica aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico y estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.
Autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica: con carácter general podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. No obstante, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:
• Mediante una firma electrónica avanzada.
• Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Conservación de las facturas
Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. Esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos.
Se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
Las obligaciones de conservación se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este capítulo.
Cuando el tercero no esté establecido en la Unión Europea, salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Cumplimiento de la expedición o conservación de facturas por el destinatario o por un tercero.
Puede ser cumplida materialmente por el destinatario de las operaciones. Requisitos:
• Deberá existir un acuerdo entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas correspondientes a dichas operaciones.
• Cada factura así expedida deberá ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación. Este procedimiento se ajustará a lo que determinen las partes.
• El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó.
• Estas facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan. No será necesaria una nueva comunicación expresa por parte del obligado tributario cuando la expedición o conservación de las facturas por un tercero hubiera sido previamente autorizada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria o se hubiera iniciado el procedimiento de solicitud de autorización.
Las solicitudes de autorización que estén en curso a 1 de enero de 2013 se entenderán que son comunicaciones, entendiéndose efectuadas las mismas en dicho momento, salvo que se notifique al comunicante que la documentación aportada no resulta suficiente, en cuyo caso la comunicación se entenderá producida cuando se complete dicha documentación. El requerimiento de solicitud de documentación adicional deberá ser realizado en el plazo máximo de tres meses desde el día 1 de enero de 2013.
